Déplacements professionnels

Source officielle: http://rfpaye.grouperf.com

Le salarié peut être indemnisé de ses petits et grands déplacements professionnels sur la base d'allocations forfaitaires.

Salarié en petits déplacements

Définition

 
9-1

Notion générale

Le salarié est en déplacement professionnel s’il est empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail et se trouve contraint de prendre ses repas hors des locaux de l’entreprise (arrêté du 20 décembre 2002 modifié, art. 3, JO du 27 ).

L'appréciation de la situation de petit déplacement se fait à partir du lieu habituel de travail. La Cour de cassation a jugé qu'un salarié en mission (intérimaire, consultant) est sur son lieu de travail habituel dès lors qu'il occupe dans l'entreprise cliente un poste fixe ; il est alors considéré comme un salarié sédentaire (cass. civ., 2e ch., 9 mars 2017, n° 16-12309 D ; pour une entreprise de travail temporaire : cass. soc. 6 mai 1985, n° 83-15748, BC V n° 277 ; pour une SSII : cass. civ., 2e ch., 21 février 2008, n° 07-12230, BC II n° 46).

 

La jurisprudence ne se place ainsi pas sur le terrain de la durée de la mission. Néanmoins, pour ces salariés intérimaires, ou bien en mission des sociétés de services en ingénierie informatique (SSII), l'ACOSS adopte une position différente (voir § 9-2).

Si un salarié en déplacement professionnel, empêché de regagner sa résidence (ou son lieu habituel de travail), est remboursé intégralement de ses frais professionnels, il n’y a pas lieu de réintégrer le forfait nourriture (9,50 € en 2017, voir § 5-13) dans l’assiette des cotisations (circ. DSS 2003-7 du 7 janvier 2003).

 
9-2

Salariés intérimaires et des SSII

Retenant une position différente de celle de la jurisprudence (voir § 9-1), le ministère (explique l'ACOSS) estime que l'entreprise cliente ne devient le lieu habituel de travail de l'intérimaire ou du salarié d'une société de services en ingénierie informatique (SSII) que lorsque sa mission excède une durée de 3 mois (lettre-circ. ACOSS 2015-34 du 6 juillet 2015).

Une lettre-circulaire ACOSS n'a juridiquement pas de valeur contraignante. En cas de litige, elle ne lie ni les URSSAF ni les tribunaux.

Si la durée de la mission n'excède pas 3 mois, l'entreprise cliente n'est pas le lieu habituel de travail et le salarié est en déplacement ; l'exonération est alors admise. Selon l'ACOSS, les indemnités de repas versées pendant les 3 premiers mois de la mission d'un salarié auprès d'une même entreprise cliente donnent lieu à exonération de cotisations sociales, soit dans la limite prévue par la réglementation en cas de remboursement par allocations forfaitaires, soit à hauteur des frais réels sur présentation de justificatifs, à condition que ce salarié se trouve dans l'impossibilité, pour prendre ses repas, de regagner sa résidence ou son entreprise (ETT ou SSII).

La durée de 3 mois équivaut à 55 jours de travail réalisés en continu. Par souci de simplification, cette durée s'apprécie de date à date, sans neutraliser les périodes de suspension du contrat de travail (ex : arrêt maladie, congés payés). L'ACOSS insiste sur le fait que certaines pratiques peuvent s'apparenter à de l'abus de droit, lorsqu'elles viennent à répéter des contrats de mission d'une durée inférieure à 3 mois pour le même salarié au sein de la même entreprise cliente pour une mission équivalente. Si tel est le cas, à compter du 56e jour de travail réalisé de manière discontinue, l'entreprise cliente doit être requalifiée comme lieu de travail habituel (lettre-circ. ACOSS 2015-34 du 6 juillet).

Si la mission de l'intérimaire (ou du salarié de la SSII) se prolonge, à partir du 1er jour du 4e mois consécutif, l'exonération de cotisations n'est possible que si elle implique des déplacements hors des locaux de l'entreprise cliente. Sous cette réserve, le salarié est donc traité comme un sédentaire de l'entreprise cliente : les éventuels remboursements de frais de repas n'ont plus le caractère de frais professionnels et ne sont plus exonérés à ce titre (lettre-circ. ACOSS 2015-34 du 6 juillet 2015).

Par ailleurs, il est admis que les repas pris dans le restaurant de l'entreprise cliente peuvent être réglés par titre-restaurant, si ce restaurant :

-bénéficie d'un taux de TVA réduit ;

-est agrémenté par la commission nationale des titres-restaurant ;

-applique un tarif à l'exclusion de toute participation patronale.

Dans ce cas, l'exonération de la contribution patronale au financement du titre-restaurant n'est pas cumulable avec l'exonération de remboursements de frais de repas.

Indemnité de repas au restaurant

 
9-3

Montant

Si le salarié est en déplacement professionnel (voir § 9-1), il peut percevoir une indemnité de repas, dans la limite de 18,40 € par repas en 2017, s’il est démontré qu'il doit prendre son repas au restaurant (arrêté du 20 décembre 2002 modifié, art. 3, 2°, JO du 27 ).

 
9-4

Exonération

L’indemnité est exonérée de cotisations et, en dessous du seuil, l’employeur n’a pas à justifier de l’utilisation conforme de l’allocation. Au-delà, il doit prouver le montant réel de la dépense.

L’administration a précisé que l’exonération reste acquise pendant toute la durée de la mission, quels que soient le type d’établissement de restauration et le montant réel de la dépense (circ. DSS 2003-7 du 7 janvier 2003).

Il en va de même si l’employeur opte pour les frais réels ; en revanche, il doit produire les justificatifs pour bénéficier de l’exonération (circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 94).

À noter que les repas d’affaires sont exonérés de cotisations en tant que frais d’entreprise (voir § 5-7).

Restauration hors du lieu de travail

 
9-5

Restaurant non nécessaire

Si un salarié est en déplacement hors des locaux de l’entreprise et que les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu de travail pour le repas sans qu’il soit démontré que les circonstances ou les usages de la profession l’obligent à prendre le repas au restaurant, l’employeur peut déduire l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas dans la limite de 9 € en 2017.

 
9-6

Salariés concernés

C’est le cas des salariés occupés notamment sur des chantiers, dans des entrepôts, des ateliers extérieurs ou en déplacement dans un autre site de l’entreprise et qui ne peuvent pas rentrer chez eux (circ. DSS 2003-7 du 7 janvier 2003).

 
9-7

Non-cumul

Cette indemnité ne se cumule ni avec l’indemnité de repas hors restaurant (voir § 5-18) ni avec celle servie pour restauration sur le lieu de travail (voir § 5-11). Au cours d’une même période, si un salarié se trouve dans une situation où peuvent se cumuler les différentes indemnités, une seule peut ouvrir droit à déduction (la plus élevée).

 
9-8

Indemnités de casse-croûte

Les indemnités qualifiées d’indemnités de casse-croûte sont assimilables à une indemnité de restauration hors des locaux de l’entreprise si les circonstances de fait sont établies : travail sur un chantier, en entrepôt… (circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 37).

Le cumul des indemnités de casse-croûte et des indemnités de repas était admis avant la réforme de 2003, contrairement à la règle de non-cumul (voir § 9-7), pour un chauffeur routier qui débute son travail avant 5 h du matin ou qui conduit pendant au moins 4 h entre 22 h et 7 h du matin. Cette dérogation a été maintenue « lorsque le chauffeur routier est contraint de prendre un casse-croûte et un repas au restaurant au cours de son déplacement à des heures précises décalées dans le temps et que l’employeur verse les deux indemnités en application de la convention collective ». Ces indemnités sont considérées comme utilisées conformément à leur objet et déduites de l’assiette des cotisations (circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 38).

BTP, ETT, chaudronnerie, tuyauterie industrielle

 
9-9

Barème spécifique

Pour les entreprises de travail temporaire (ETT), de travaux publics (BTP), de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle, un barème dérogatoire s’applique. Il retient des valeurs qui tiennent compte des distances parcourues aller et retour, multipliées par 50 % de la valeur du barème kilométrique fiscal pour un véhicule de 4 CV fiscaux (lettres DSS/5B/3135/03 des 2 et 15 avril 2003).

Le barème est revalorisé chaque 1er janvier par l'ACOSS et est disponible sur le site www.urssaf.fr, rubrique « taux et barèmes ».

À l’indemnité journalière correspondant au trajet prévue par le barème, l’employeur peut ajouter 9 € pour le repas lorsqu’il n’est pas démontré que le salarié se trouve dans l’obligation de prendre ses repas au restaurant (ex. : repas pris sur le chantier) et 18,40 € lorsqu’il est démontré le contraire.

 
9-10

Salariés des ETT

Les salariés des entreprises de travail temporaire (ETT), même occupés à un emploi sédentaire dans une entreprise utilisatrice, ouvrent droit à l’indemnité de transport forfaitaire diffusée par le barème spécifique (voir § 9-9 ), sans qu’il soit exigé du salarié d'être en situation de petit déplacement par rapport à l’entreprise utilisatrice (lettre-circ. ACOSS 2012-3 du 31 janvier 2012).

S’ils occupent un emploi sédentaire (dit en « poste fixe ») au sein de l’entreprise, ils peuvent bénéficier de l’indemnité de restauration sur le lieu de travail seulement s’ils sont contraints de prendre une collation ou un repas supplémentaire en raison de conditions particulières de travail (ex. : travail en équipe, travail de nuit, en horaire décalé).

S’ils sont employés sur un poste dit « mobile », c’est-à-dire lorsqu’ils travaillent sur un chantier hors des locaux de l’entreprise utilisatrice et qu’ils sont placés dans des conditions les trouvant dans l’impossibilité de regagner leur résidence ou leur lieu habituel de travail (entreprise utilisatrice) pour le repas, ils peuvent prétendre :

-soit à l’indemnité de repas pris hors des locaux de l’entreprise (utilisatrice) ou sur un chantier ;

-soit à l’indemnité de repas pris au restaurant, s’il est démontré l’obligation de prendre les repas au restaurant.

Salarié en grand déplacement

Définition

 
9-11

Impossibilité de regagner la résidence

Le salarié est en grand déplacement s’il accomplit une mission professionnelle l’empêchant de regagner chaque jour son lieu de résidence, ce qui, de ce fait, l’oblige à engager des dépenses supplémentaires de nourriture et de logement (double résidence).

Le salarié est présumé empêché de regagner sa résidence lorsque la distance séparant le lieu de résidence du lieu de déplacement :

-est au moins égale à 50 km (trajet aller) ;

-et que les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1 h 30 (trajet aller) (arrêté du 20 décembre 2002 modifié, art. 5, JO du 27 ).

Si le salarié est empêché de regagner son domicile en fin de journée pour des circonstances de fait, il doit être considéré comme étant dans la situation du grand déplacement (arrêté du 20 décembre 2002 modifié, art. 5, JO du 27 ; circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 40). C’est le cas si les deux conditions précitées ne sont pas remplies, mais si, malgré tout, le salarié est empêché de regagner son domicile.

Pour que les indemnités de grand déplacement puissent bénéficier de l'exonération au titre des frais professionnels, l'employeur doit, au préalable, démontrer qu'elles sont destinées à couvrir des dépenses supplémentaires de repas et de logement. C'est seulement si ce préalable est vérifié que l'employeur, sans avoir à justifier de la réalité des dépenses, peut exonérer les indemnités de cotisations. Tel n'est pas le cas si les salariés, ayant leur résidence habituelle à l'étranger, n'ont pas à « supporter des frais d'hébergement et de repas supplémentaires en raison de l'éloignement de leur résidence ». Ils ne sont pas dans une situation de grand déplacement, laquelle suppose d'être dans l'impossibilité de regagner chaque jour sa résidence habituelle (cass. civ., 2e ch., 12 février 2015, n° 14-10635, BC II n° 26).

L'ACOSS admet, s'agissant des salariés intérimaires ou des sociétés de services en ingénierie informatique (SSII), que l'entreprise qui rembourse 1 mois complet de frais d'hébergement pour une location (meublée ou non meublée) au réel, sur la base de justificatifs, peut déduire ces frais dans leur totalité, même si les salariés n'occupent pas les lieux durant le mois en entier (lettre-circ. ACOSS 2015-34 du 6 juillet 2015). À notre sens, la situation peut se présenter lorsque la mission s'achève en cours de mois, et que le salarié doit acquitter le loyer du mois entier ; dans ce cas, l'employeur rembourse en exonération de cotisations le loyer acquitté en totalité

Les salariés (étrangers) en mission ayant leur domicile à l'étranger peuvent, en l'absence – dûment attestée – de résidence fixe en France à proximité de leur lieu de travail (entreprise cliente), bénéficier d'une indemnisation de leurs frais professionnels au titre du grand déplacement, dans les mêmes conditions que les salariés métropolitains, eux-mêmes placés en situation de grand déplacement (lettre-circ. ACOSS 2015-34 du 6 juillet 2015).

Allocations forfaitaires

 
9-12

Pour couvrir les dépenses

Des allocations forfaitaires peuvent couvrir les dépenses de nourriture et de logement des salariés en situation de grand déplacement (arrêté du 20 décembre 2002 modifié, art. 5, JO du 27. Elles sont réputées utilisées conformément à leur objet si :

-elles ne dépassent pas les limites fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002 ;

-l’employeur justifie que le salarié ne peut pas regagner quotidiennement sa résidence.

Si un salarié est en mission de longue durée sur un chantier et renvoyé pour une courte durée sur un autre chantier, l’employeur peut lui verser une indemnité de grand déplacement et une autre de « garde de chambre » au lieu de son principal chantier. Dans ce cas, seule l’indemnité de grand déplacement sera exonérée sur la base des forfaits. Celle de garde de chambre pourra être déduite sur la base des frais réellement engagés, sur production des justificatifs.

 
9-13

Durée maximale du grand déplacement

Le bénéfice des déductions au titre des indemnités forfaitaires de grand déplacement n’est possible que dans la limite de 6 ans. Au-delà, l’employeur peut déduire les remboursements de frais de grand déplacement sous la forme des dépenses réellement engagées. Aussi doit-il, dans ce cas, fournir les justificatifs afférents (circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 42).

Déplacement de 3 mois au plus en métropole

 
9-14

Calcul de la durée

Il s’agit de la durée continue ou discontinue du déplacement, qui ne doit pas dépasser 3 mois dans un même lieu de date à date. Selon l’administration, la durée de déplacement sur un même chantier ou site s’entend de la durée d’affectation qui comprend, le cas échéant, les périodes de suspension du contrat de travail, avec ou sans versement de la rémunération.

 
9-15

Repas

Pendant les 3 premiers mois, l’allocation forfaitaire correspondant aux frais de nourriture est de 18,40 € par repas (valeur 2017).

 
9-16

Logement et petit déjeuner

Pour les dépenses de logement et de petit déjeuner, la limite forfaitaire d’exonération est de :

-65,80 € (valeur 2017) par jour pour le salarié en déplacement à Paris et dans les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne. Ce montant ne peut pas être appliqué à d’autres grandes villes (Bordeaux, Marseille…) (circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 21) ;

-48,90 € (valeur 2017) dans les autres départements.

 
9-17

Panaché réel et forfait

Il est possible, pour un grand déplacement en métropole, de rembourser au réel pour le logement/petit-déjeuner et sur la base du forfait pour les frais de repas, ou inversement (circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 80).

Déplacement de plus de 3 mois en métropole

 
9-18

Abattements de 15 et 30 %

Pour des affectations continues ou discontinues au-delà de 3 mois, des abattements de 15 et 30 % s’appliquent sur le montant des allocations forfaitaires.

 
9-19

De plus de 3 mois à 2 ans

À partir du 4e mois jusqu’au 24e mois, l’allocation forfaitaire est abattue de 15 %. Elle s’élève ainsi (valeurs en 2017) à :

-15,60 € pour chaque repas ;

-55,90 € pour les frais de logement et de petit-déjeuner pour Paris et dans les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne ;

-41,60 € dans les autres départements.

 
9-20

De plus de 2 ans à 6 ans

À partir du 25e mois et jusqu’au 72e mois, l’allocation subit un abattement de 30 %. Elle se monte à (valeurs en 2017) :

-12,90 € pour chaque repas ;

-46,10 € pour les frais de logement et de petit-déjeuner pour Paris et dans les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne ;

-34,20 € dans les autres départements.

 
9-21

Affectation sur plusieurs chantiers

Pour le calcul des abattements de 15 et de 30 % des indemnités versées aux salariés affectés sur plusieurs chantiers, le décompte de la durée de déplacement se fait :

-soit par chantier ;

-soit à la date d’affectation sur chaque chantier.

Peu importe que le déplacement soit effectué sur une période continue ou discontinue (circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 82).

 
9-22

Contrat annuel de maintenance

Si le salarié se rend dans une entreprise cliente dans le cadre d’un contrat de maintenance de 4 ans avec des visites régulières tous les 15 jours, l’administration estime que ces grands déplacements résultent de missions différentes de courte durée, sans affectation continue sur un même lieu de travail. En conséquence, les abattements de 15 et de 30 % ne s’appliquent pas (circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 83).

 
9-23

Panaché réel et forfait

Il est possible, pour un grand déplacement en métropole, de rembourser au réel pour le logement/petit-déjeuner et sur la base du forfait pour les frais de repas ou inversement (circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 80).

 
9-24

Grand déplacement en France métropolitaine (valeur 2017) (1)

 

Repas (2)

Logement et petit déjeuner

Paris + 92, 93, 94

Autres départements

3 premiers mois

18,40 €

65,80 €

48,90 €

Au-delà de 3 mois et jusqu’à 2 ans

15,60 €

55,90 €

41,60 €

Au-delà de 2 ans et jusqu’à 6 ans

12,90 €

46,10 €

34,20 €

(1) Limites d’exonération des allocations forfaitaires.

(2) Par repas.

Déplacement en France d’outre-mer

 
9-25

Indemnités forfaitaires

Si un salarié est en déplacement professionnel en Martinique, Guadeloupe, Guyane, à Mayotte ou à Saint-Pierre-et-Miquelon, les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas le montant des indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires de l’État envoyés en mission temporaire dans les départements et collectivités d’outre-mer. Le taux en vigueur en Guyane s’applique également en Martinique et Guadeloupe (arrêté du 20 décembre 2002 modifié, art. 5, 2° et 3°, JO du 27).

 
9-26

Abattement de 15 et 30 %

Ces indemnités sont abattues respectivement de 15 et 30 % au-delà de 3 mois et de 2 ans (voir § 9-19).

Elles sont également réduites si le salarié est logé gratuitement et/ou nourri à l’un des repas ou aux deux repas (voir tableau § 9-27).

Si le salarié est en déplacement dans les terres Australes et Antarctiques françaises (TAAF), l’employeur est autorisé à déduire les dépenses réellement engagées par le salarié pour la nourriture et le logement, sous réserve que ces dépenses soient justifiées (art. 5-1 de l’arrêté du 13 juin 1968 portant modification de l’impôt sur le revenu des personnes physiques résidant dans les terres Australes et Antarctiques françaises).

La possibilité de rembourser à la fois au réel et au forfait a, sous certaines conditions, été admise pour les grands déplacements en métropole (voir § 9-23) et tolérée pour les grands déplacements à l'étranger (voir § 9-28). En revanche, elle n'a pas été évoquée par les textes pour les grands déplacements en France d'outre-mer. Selon nos informations, le panachage remboursement au réel/au forfait doit aussi pouvoir être pratiqué par l'employeur pour les déplacements outre-mer, faute de quoi, l'égalité de traitement entre les salariés concernés ne serait pas respectée.

 
9-27

Déplacements effectués en outre-mer : allocations forfaitaires de grand déplacement

 

Limite d’exclusion de l’assiette des allocations forfaitaires

Abattement applicable à la limite d’exclusion selon la durée du déplacement

Lieu de déplacement

Limite globale (logement et 2 repas) (en €)

Salarié logé gratuitement (en €)

Salarié nourri à l’un des 2 repas (en €)

Salarié nourri aux 2 repas (en €)

Déplacement de plus de 3 mois

Déplacement de plus de 24 mois (max. 4 ans)

Martinique, Guadeloupe, Guyane, La Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon

90

31,50

74,25

58,50

15 %

30 %

Nouvelle-Calédonie, Wallis-et-Futuna, Polynésie française

120

42

99

78

15 %

30 %

Îles Saint-Paul et Amsterdam, archipel Crozet, archipel Kerguelen, terre Adélie

Exclusion de l’assiette des cotisations des dépenses sur justificatifs

 
9-28

Déplacement à l'étranger

Si le salarié est en mission à l’étranger, les montants de référence sont ceux du groupe I des indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires effectuant une mission dans les pays étrangers, dont le barème est publié chaque année par la direction générale de la comptabilité publique du ministère de l’Économie, des Finances et de l’Industrie.

Le montant de ces indemnités peut être consulté depuis le site « economie.gouv.fr » (direction générale des finances publiques : « consulter les taux de chancellerie (avec frais de mission) » et « frais de mission des personnels civils de l'État » ; https://www.economie.gouv.fr/dgfip/taux_chancellerie_change).

À titre de tolérance, pour les déplacements à l’étranger, l’employeur peut combiner deux modes d’indemnisation en remboursant, d’une part, le montant réel des frais d’hébergement justifié par le salarié et d’autre part, les frais de repas sous forme d’allocation forfaitaire (lettre-circ. ACOSS 2007-74 du 10 mai 2007, diffusant lettre min. du 18 avril 2007).

Frais engagés à l'occasion de la formation professionnelle

 
9-29

Les frais de déplacement exposés à l’occasion de la formation continue par les salariés (hébergement, taxi et location de véhicule) sont des frais professionnels, à réintégrer dans l’assiette des cotisations en cas d’application d’un abattement supplémentaire pour frais professionnels (cass. civ., 2e ch., 16 novembre 2004, n° 03-14751 D). L’administration, pour sa part, les qualifie de « frais d’entreprise », exclus de l’assiette des cotisations si l’employeur produit comme justificatif le plan de formation ou les documents attestant que la formation répond à une obligation légale ou conventionnelle ainsi que les factures des dépenses réelles ou de l’entreprise, si la convention ne prévoit pas un remboursement forfaitaire (lettre min. du 4 novembre 2004 ; lettre-circ. ACOSS 2004-177 du 29 décembre 2004).

Flêche web


Me connecter à mon espace