Conclure un contrat de travail électronique

Traditionnellement, le contrat de travail est établi sur un support papier et signé à la main. Aujourd’hui, ce contrat peut aussi être conclu par la voie électronique. Logiquement, le contrat électronique s’accompagne de la signature… électronique. Enfin, la démarche va généralement de pair avec une informatisation des archives « ressources humaines »

 

Un contrat, une signature et des archives informatisés

Communiquer par mail avant l’embauche. - L’employeur et le futur salarié peuvent, avant même de signer le contrat de travail, échanger les informations nécessaires à sa conclusion par courrier électronique si chacun a accepté l’usage de ce moyen (c. civ. art. 1126).

À noter

Une promesse d’embauche peut être valablement faite par courrier électronique (cass. soc. 11 juillet 2007, n° 06-43154 D).

Écrit facultatif ou obligatoire. - En théorie, un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) peut être verbal ou écrit (c. trav. art. L. 1221-1 ; cass. soc. 14 mars 1995, n° 91-43788 D), sachant toutefois que la convention collective peut imposer un écrit. En pratique, un écrit est toujours recommandé d’une part, pour éviter les problèmes de preuve, d’autre part, pour définir les éléments essentiels de la relation de travail (emploi, qualification, salaire, lieu de travail, durée du travail, etc.) et en régler les spécificités (clause de mobilité, de non-concurrence, etc.).

Dans certains cas, un écrit est imposé : contrat à temps partiel (c. trav. art. L. 3123-6), contrat à durée déterminée (c. trav. art. L. 1242-12), etc.

Contrat électronique. - Un contrat de travail écrit, obligatoirement ou non, peut être établi et conservé sous forme électronique (c. civ. art. 1174 et 1365). Même électronique, le contrat doit être rédigé en français et établi en deux exemplaires datés et signés, l’un pour l’employeur, l’autre pour le salarié, chacun devant y avoir accès sur un support durable (c. trav. art. L. 1221-3 ; c. civ. art. 1375).

Le contrat électronique a la même valeur de preuve que le contrat papier si ses signataires sont dûment identifiés. De plus, il doit être établi et conservé dans des conditions propres à en garantir l’intégrité (c. civ. art. 1366).

Signature électronique. - Qui dit contrat électronique, dit signature électronique.

Une signature électronique valable suppose d’utiliser un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, suivant des modalités techniques définies réglementairement (c. civ. art. 1367 ; décret 2001-272 du 30 mars 2001, JO du 31).

Concrètement, pour mettre en place l’informatisation des contrats de travail, l’employeur s’adresse à un prestataire de services de certification électronique remplissant toutes les conditions requises. Une fois son système mis en place, la signature du contrat de travail se fait à distance via une messagerie électronique ou une plateforme dédiée. Un rendez-vous avec le futur salarié pour signer le contrat ou une impression avant de l’envoyer par courrier ne sont plus nécessaires.

À noter

Si le contrat de travail est conclu par la voie électronique, les avenants signés ultérieurement par l’employeur et le salarié pour modifier le seront logiquement sachant qu’il n’y a aucune obligation en la matière.

Archivage électronique. - Généralement, la dématérialisation des contrats de travail s’accompagne d’un système d’archivage électronique répondant à des exigences liées à la protection des données personnelles. Il revient à l’employeur de définir la durée de conservation de ces données compte tenu des délais de prescription des actions contentieuses pouvant être engagées. Pour des contrats de travail, une durée d’archivage de 5 ans après leur expiration est préconisée, a minima.

Par ailleurs, l’employeur doit adopter des mesures de protection des données archivées (contre les destructions, la perte, etc.) et faire en sorte que l’accès aux archives soit limité à un service spécifique (ex. : service ressources humaines). Enfin, il doit organiser le droit d’accès des salariés aux données les concernant (délib. CNIL 2005-213 du 11 octobre 2005).

Rôle du juge. - En cas de contentieux, c’est le juge qui au final appréciera si le contrat de travail qui lui est présenté est une preuve recevable (c. civ. art. 1368).

Des formalités à respecter

Auprès de la CNIL. - À notre avis, l’employeur qui entend informatiser la conclusion et la gestion des contrats de travail doit au préalable procéder à une déclaration auprès de la CNIL. En effet, pour ce faire, il va devoir mettre en œuvre un ou des traitements automatisés de données personnelles qui nécessitent des déclarations auprès de la CNIL (loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 22, 23 et 24, JO du 7). À notre connaissance, il procède à une déclaration « classique », c’est-à-dire sans bénéficier d’une procédure simplifiée. Il ne peut mettre en œuvre le ou les traitements concernés qu’une fois cette déclaration enregistrée par la CNIL (voir Dictionnaire Social, « Déclaration de fichiers »).

Auprès du comité d’entreprise - Le comité d’entreprise (CE) est informé et consulté préalablement à tout projet important d’introduction de nouvelles technologies lorsque celles-ci sont susceptibles d’avoir des conséquences notamment sur l’emploi et les conditions de travail. À notre sens, tel peut être le cas d’un projet visant à informatiser la conclusion et la gestion des contrats de travail. Pour mémoire, un projet est important s’il est susceptible de concerner tous les salariés et s’il peut apporter de réelles modifications dans leur situation en matière, par exemple, d’emploi et de conditions de travail (circ. DRT 84-12 du 30 novembre 1984).

Un mois avant la réunion, l’employeur transmet aux élus les éléments d’information sur son projet et ses conséquences (c. trav. art. L. 2323-29).

À noter

Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, le CE peut recourir à un expert technique (c. trav. art. L. 2325-38), sachant que le CHSCT peut aussi faire appel à cet expert [voir Dictionnaire Social, « Expert (du CHSCT) »].

Auprès du CHSCT. - Avant la mise en œuvre du projet précité et lors de l’introduction des nouvelles technologies, le CHSCT doit être consulté sur les conséquences en termes de santé et de sécurité (c. trav. art. L. 4612-9). Le cas échéant, il est consulté avant le CE afin que son avis lui soit transmis (circ. DRT 93-15 du 25 mars 1993).

Copie électronique d’un contrat papier

Sans aller jusqu’à conclure des contrats de travail électroniques, l’employeur peut mettre en place un système de copie électronique des contrats papiers. La copie électronique équivaut à l’original papier si elle reproduit à l’identique la forme et le contenu de l’acte, et si son intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des modalités définies réglementairement. Cette copie doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.

Dans ces conditions, la copie électronique permet d’apporter la preuve du contrat de travail comme l’original papier. Concrètement, l’entreprise n’est alors pas tenue de conserver les originaux papiers.

En cas de contentieux, le juge apprécie la fiabilité de la copie (c. civ. art. 1379 ; décret 2016-1673 du 5 décembre 2016, JO du 6).

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