Effectif et cotisations

Calcul et recouvrement des cotisations : les modalités de détermination de l’effectif « sécurité sociale » sont codifiées

Un décret publié au Journal officiel du 10 mai 2017 fixe de nouvelles modalités de décompte de l’effectif annuel de référence pour l’application des règles de calcul et de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale ainsi que pour la détermination du mode de tarification de la cotisation AT/MP. En voici une première analyse, sous réserve de probables précisions à venir par circulaire.

Nouvelles règles de calcul de l’effectif sécurité sociale

Effectif référence et règles concernées. - Le décret codifie les modalités de calcul de l’effectif de référence pour l’application des règles de calcul et de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale (c. séc. soc. art. R. 130-1 nouveau).

Les nouvelles modalités de calcul de l’effectif « sécurité sociale » concernent en particulier :

-les seuils d’effectif gouvernant les dates de paiement des cotisations aux URSSAF et de souscription de la DSN ;

-la déduction forfaitaire de cotisations au titre des heures supplémentaires (20 salariés et plus) ;

-l’assujettissement au FNAL de 0,50 % (20 salariés et plus) ;

-l’assujettissement au forfait social sur les contributions patronales de prévoyance complémentaire (11 salariés et plus) ;

-la possibilité pour les URSSAF de recourir au contrôle sur pièces (moins de 11 salariés) ;

-le seuil de bascule en procédure de versement en lieu unique (VLU) obligatoire ;

-les seuils d’effectif prévus par la réglementation dans le cadre de la mise en œuvre de l’exonération dite « LODéOM » attachée aux départements et à certaines collectivités d’outre-mer (c. séc. soc. art. R. 752-20-1 modifié) et de l’exonération sur 50 salariés maximum en zones de revitalisation rurale (décret 97-127 du 12 février 1997, art. 4 modifié) ;

-par renvoi, la participation à l’effort de construction (20 salariés et plus) (c. constr. et hab. art. R. 313-1 modifié).

Elles s’appliquent aussi pour la détermination du mode de tarification AT (collectif/mixte/individuel), moyennant quelques particularités propres à cette matière (voir plus loin).

Participation formation et exonération apprentis hors champ du décret. - En revanche, il n’y a pas de changement pour la participation à la formation professionnelle ni pour les exonérations de cotisations attachées au contrat d’apprentissage, qui continuent à relever de leurs règles propres (effectif annuel moyen « droit du travail »), puisque le décret ne modifie pas les articles R. 6331-1 et R. 6243-6 du code du travail.

Entrée en vigueur

Ce que dit le décret. - Les dispositions du décret entrent en vigueur le 1er janvier 2018 (décret 2017-858 du 9 mai 2017, art. 12-I).

La règle d’entrée en vigueur est donc énoncée directement, sans référence à un « décompte des effectifs effectués à compter du 1er janvier (...) », comme cela était prévu dans le projet de décret qui avait circulé à l’automne 2016, à une époque où sa publication était envisagé avant la fin 2016.

En pratique. - Les pouvoirs publics, le cas échéant via l’ACOSS pour les questions relevant de son domaine, prendront sans doute soin de commenter dans une circulaire le décret et son entrée en vigueur, comme ils l’avaient fait en février 2010, à l’occasion de la précédente grande réforme sur les effectifs.

Selon nos informations à l’heure où nous publions ces lignes, la réforme devrait se déployer comme suit, sous réserve de précisions à venir par circulaire.

Les nouvelles dispositions entrent en vigueur le 1er janvier 2018 pour la détermination de l’effectif annuel 2017. Ainsi, à titre d’exemple :

-les dates de souscription de la DSN et de paiement des cotisations aux URSSAF dépendront d’un effectif 2017 calculé selon les nouvelles règles ;

-il en ira de même pour l’assujettissement au FNAL déplafonné, au forfait social sur la prévoyance ou au versement de transport sur 2018, ou encore pour l’obligation d’investissement au titre de la participation construction sur 2018, étant rappelé que les employeurs pourront bénéficier des dispositifs de lissage ou de neutralisation des effets de seuil existants, s’ils en remplissent les conditions.

Pour ce qui concerne le VLU obligatoire, le montage du dispositif s’étale en pratique sur au moins deux années. L’entreprise dont l’effectif est supérieur au seuil obligatoire VLU en N – 1 se voit désigner son URSSAF interlocuteur unique en principe au plus tard le 1er septembre de l’année N, pour une prise d’effet au 1er janvier de l’année N + 1. En pratique, l’effectif 2017 servira de base à la désignation VLU en 2018 pour une mise en œuvre au 1er janvier 2019.

Pour ce qui concerne le mode de tarification AT (collectif, mixte ou individuel), dans la mesure où l’effectif de référence est celui de la dernière année connue (N – 2), la réforme devrait, selon nos informations, s’appliquer à la tarification 2019, sur la base d’un effectif 2017 calculé selon les nouvelles règles. Les pouvoirs publics devront sans doute encore modifier l’arrêté du 17 octobre 1995.

Effectif « sécurité sociale » de référence

Effectif annuel moyen. - L’effectif salarié annuel de l’employeur est calculé au niveau de l’entreprise (tous établissements confondus) (c. séc. soc. art. R. 130-1 nouveau, I).

Il s’agit d’un effectif annuel moyen, qui correspond à la moyenne des effectifs déterminés chaque mois au titre de l’année civile précédente (année N - 1). Pour le calcul de cette moyenne, il n’y a pas lieu de tenir compte des mois où aucun salarié n’est employé.

L’effectif salarié annuel de l’employeur est arrondi, s’il y a lieu, au centième (2 chiffres après la virgule). Pour ce faire, on ne tient pas compte de la fraction d’effectif au-delà de la 2e décimale.

Salariés et dirigeants à prendre en compte. - Pour le calcul de l’effectif, l’employeur doit prendre en compte ses salariés (sauf exceptions) et certains dirigeants limitativement énumérés (c. séc. soc. art. R. 130-1 nouveau, II et III ; voir tableau ci-dessous).

Par définition, il n’y a pas lieu de prendre en compte les stagiaires, puisqu’ils n’ont pas la qualité de salarié titulaire d’un contrat de travail ni ne sont des dirigeants pris en compte.

Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y inclus les intérimaires, ne sont pas comptabilisés dans l’effectif de l’entreprise d’accueil (sans changement). Cette exclusion est générale, et pas uniquement limitée aux cas de remplacement de salariés absents ou dont le contrat de travail est suspendu. Cette règle est conforme à la logique de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale, qui sont à la charge de l’employeur. Pour les salariés mis à disposition, les cotisations sont payées par l’employeur de ces salariés et non par l’entreprise utilisatrice, cliente ou adhérente. De fait, ces salariés sont décomptés dans l’effectif de leur entreprise employeur.

Effectif « sécurité sociale » : qui doit être pris en compte ?
Salariés et dirigeants pris en compte
• Salariés titulaires d’un contrat de travail
• Salariés du secteur public relevant du régime d’assurance chômage (c. trav. art. L. 5424-1)
• Certains dirigeants affiliés de plein droit au régime général de la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles :

-dans les SARL et SELARL : les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL ou de SELARL (c. séc. soc. art. L. 311-3, 11° ; c. rural art. L. 722-20, 8°) ;

-dans les SA et les SELAFA : les présidents du conseil d’administration, directeurs généraux et directeurs généraux délégués (c. séc. soc. art. L. 311-3, 12° ; c. rural art. L. 722-20, 8°) ;

-dans les institutions de prévoyance, unions d’institutions de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale : les directeurs généraux et les directeurs généraux délégués (c. séc. soc. art. L. 311-3, 12°) ;

-dans les SAS et les SELAS : les présidents et dirigeants (c. séc. soc. art. L. 311-3, 23° ; c. rural art. L. 722-20, 9°).

Salariés exclus du décompte de l’effectif
• Exclusion (y inclus tarification AT/MP) :

-salariés en CDD lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu (le salarié absent ou remplacé reste décompté) ;

-salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y inclus intérimaires (ils sont pris en compte au niveau de leur entreprise employeur).

• Exclusion (sauf tarification AT/MP, pour laquelle ces salariés sont pris en compte) : apprentis, salariés en contrat initiative-emploi, en contrat d’accompagnement dans l’emploi ou en contrat de professionnalisation.

On notera que dans le système antérieur, l’assujettissement au FNAL, au versement de transport, à la participation construction ou encore le droit à la déduction forfaitaire au titre des heures supplémentaires, dépendaient d’un effectif annuel moyen « droit du travail », qui imposait de prendre en compte certains salariés mis à disposition, mais excluait les dirigeants et mandataires sociaux non titulaires d’un contrat de travail. À l’opposé, la date de paiement des cotisations URSSAF était déterminée en fonction d’un effectif « sécurité sociale » au 31 décembre de l’année précédente, sans référence à une moyenne annuelle. Entre autres effets, le décret unifie la définition de l’effectif de référence sur ces questions.

Entreprise de travail temporaire. - L’effectif d’une entreprise de travail temporaire se calcule en tenant compte des salariés permanents et des salariés qui, au cours de la période, ont été liés à cette entreprise par des contrats de mission (c. séc. soc. art. R. 130-1 nouveau, II).

Par ailleurs, il y a lieu de tenir compte des travailleurs temporaires liés à l’entreprise par un « CDI Intérimaire » (décret 2017-858 du 9 mai 2017, art. 11). Rappelons que ces contrats peuvent être conclus jusqu’au 31 décembre 2018, dans le respect de la loi Dialogue social du 17 août 2015 (loi 2015-994 du 17 août 2015, art. 56).

Décompte des salariés pour l’effectif mensuel. – Les salariés à temps plein sont pris en compte intégralement pour l’effectif du mois (1 unité chacun) (c. séc. soc. art. R. 130-1 nouveau, II).

Les salariés à temps partiel (durée contractuelle du travail inférieure à la durée légale, ou à la durée collective du travail inférieure applicable) sont pris en compte au prorata. Il convient de diviser la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

En cas de mois incomplet (embauche ou départ en cours de mois), les salariés et dirigeants pris en compte sont décomptés à due proportion du nombre de jours du mois pendant lequel elles ont été employées. Il peut donc y avoir un double prorata sur le mois (ex. : embauche d’un salarié à temps partiel en cours de mois).

Entreprises nouvelles. - L’effectif à prendre en compte pour l’année de création du premier emploi salarié titulaire d’un contrat de travail dans l’entreprise correspond à l’effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel a été réalisée cette première embauche (c. séc. soc. art. R. 130-1 nouveau, IV).

L’effectif de l’entreprise pour les années suivantes est apprécié dans les conditions définies ci-dessus.

Modification de la situation juridique de l’employeur. - En cas de modification de la situation juridique de l’employeur (c. trav. art. L. 1224-1, ex L. 122-12), y compris lorsqu’une telle modification entraîne une création d’entreprise, l’effectif à prendre en compte pour l’année au cours de laquelle les contrats sont transférés correspond à l’effectif présent au dernier jour du mois au cours duquel a été réalisé le transfert des contrats de travail (c. séc. soc. art. R. 130-1 nouveau, V).

Pour les années suivantes, l’effectif est calculé dans les conditions habituelles.

Tarification de la cotisation AT/MP

Le mode de tarification dépendra de l’effectif annuel moyen « sécurité sociale ». – Pour la détermination du mode de tarification de la cotisation AT/MP (collectif, mixte ou individuel), l’effectif annuel de l’entreprise est calculé selon les modalités ci-dessus décrites (moyenne des effectifs mensuels, salariés et dirigeants pris en compte, décompte mensuel), en retenant, d’une part, les salariés et agents qui relèvent du régime général et, d’autre part, les salariés et agents qui relèvent du régime des salariés agricoles, pour la couverture de ce risque (c. séc. soc. art. R. 130-1 nouveau, VI ; c. séc. soc. art. D. 242-6-2 et D. 242-30 modifiés).

Dans le nouveau système, l’effectif annuel est déterminé sur la base de la moyenne des effectifs mensuels, alors que dans l’ancienne réglementation, il s’agissait d’une moyenne de l’effectif au dernier jour de chaque trimestre.

En revanche, l’effectif de référence reste celui de la dernière année connue (année N – 2 pour la tarification de l’année N) (c. séc. soc. art. R. 130-1 nouveau, VI). Ce principe ne change pas.

Comme antérieurement, pour la tarification AT, il convient de tenir compte des apprentis, des salariés en contrat initiative-emploi, en contrat d’accompagnement dans l’emploi ou en contrat de professionnalisation.

Fin de la territorialisation. – Dans le nouveau système, l’effectif est déterminé au niveau de l’entreprise, tous établissements confondus, sans isoler les salariés dont les activités relèvent du BTP et sans séparer l’Alsace-Moselle du reste du territoire national (c. séc. soc. art. D. 242-6-16 et D. 242-39 abrogés).

Rattachement des salariés aux établissements pour les déclarations sociales

Pour l’établissement des déclarations sociales auxquelles sont tenus les employeurs (DSN en particulier), les salariés sont affectés aux établissements dans lesquels ces employeurs sont tenus d’inscrire ces mêmes salariés sur le registre unique du personnel (ou selon des règles identiques si ces employeurs ne sont pas soumis à cette obligation) (c. séc. soc. art. R. 130-2 nouveau).

À cet égard, à partir de 2018, la DSN servira de vecteur à la déclaration du décompte mensuel des effectifs « sécurité sociale » (c. séc. soc. art. R. 133-14 modifié).

Versement de transport

Maintien de l’appréciation par zone. – L’effectif d’assujettissement au versement de transport (VT) continue de s’apprécier zone par zone de VT en province et, pour la région parisienne, au niveau de la région Île-de-France (c. gén. collect. terr. art. D. 2333-87 et D. 2531-7 modifiés).

Calcul de l’effectif. – L’employeur détermine son effectif au niveau de chaque zone de VT et de la région Île-de-France, en appliquant les règles de calcul de l’effectif « sécurité sociale » plus haut décrites (effectif annuel sur la base de la moyenne des effectifs mensuels, salariés et dirigeants pris en compte, règles de décompte et de prorata) (c. gén. collect. terr. art. D. 2333-91 et D. 2531-9 modifiés).

Localisation du lieu de travail des salariés. - L’effectif est calculé en tenant compte de tous les salariés affectés au sein de chaque établissement de l’entreprise situé dans la zone géographique de référence (zone de VT par zone de VT en province, Île-de-France pour la région parisienne) (c. gén. collect. terr. art. D. 2333-87 et D. 2531-7 modifiés).

Des règles spécifiques sont prévues pour certaines catégories de salariés :

-salariés titulaires d’un contrat de mission avec une entreprise de travail temporaire ou d’un contrat de travail avec un groupement d’employeurs : leur employeur doit tenir compte du lieu d’exécution de leur mission ou de leur activité dans chacune des zones où le VT a été institué (au niveau de l’Île-de-France pour la région parisienne) ;

-autres salariés exerçant leur activité hors d’un établissement de leur employeur : ce dernier doit tenir compte du lieu où est exercée cette activité plus de 3 mois consécutifs dans chacune des zones où le VT a été institué (au niveau de l’Île-de-France pour la région parisienne).

De fait, selon le lieu d’exécution de leur activité ou de leur mission, ces salariés pourront, selon les mois, être pris en compte dans différentes zones de VT pour l’assujettissement.

Par dérogation, les salariés affectés aux véhicules des entreprises de transport routier ou aérien qui exercent leur activité à titre principal en dehors d’une zone où a été institué le versement transport (ou de la région en Île-de-France) sont exclus de la détermination des effectifs d’assujettissement.

Entreprises de travail temporaire : spécificités. – L’assujettissement des entreprises de travail temporaire est déterminé en tenant compte, d’une part, des salariés permanents, et d’autre part, des salariés intérimaires qui ont été liés à l’entreprise par des contrats de mission pendant une durée totale d’au moins 3 mois au cours de l’année de décompte des effectifs dans chaque zone (ou en Île-de-France pour la région parisienne) (c. gén. collect. terr. art. D. 2333-91 et D. 2531-9 modifiés). Il convient de tenir compte également des salariés en CDI intérimaire (décret 2017-858 du 9 mai 2017, art. 11).

Par ailleurs, le décret précise l’assiette du versement de transport dû par les entreprises de travail temporaire dans les zones où elles y sont assujetties. Pour ce qui concerne la partie d’assiette correspondant aux intérimaires, le VT est alors dû au titre de l’ensemble des salariés intérimaires qui y sont employés au cours de l’année d’assujettissement, à compter du premier jour de leur mission et quelle que soit la durée de celle-ci (c. gén. collect. terr. art. D. 2333-91 et D. 2531-9 modifiés).

Abaissement des seuils de VLU obligatoire

Le décret réécrit les dispositions du code de la sécurité sociale relatives au VLU.

VLU « entreprise » : abaissement du seuil du VLU obligatoire. – Au-delà d’un certain seuil d’effectif, les entreprises divisées en établissements distincts, relevant en principe de la circonscription de plusieurs URSSAF, doivent verser l’ensemble des cotisations recouvrées par les URSSAF auprès d’une seule d’entre elles (en pratique, une URSSAF désignée par l’ACOSS, dite « URSSAF interlocuteur unique »).

Ce seuil, jusqu’alors fixé à 2 000 salariés, est ramené à 1 000 salariés au 1er janvier 2018, à 500 salariés au 1er janvier 2019, pour arriver à l’objectif de 250 salariés à partir du 1er janvier 2020 (c. séc. soc. art. R. 243-6-3 modifié ; décret 2017-858 du 9 mai 2017, art. 12-II, 1°).

Création d’un VLU « groupe » obligatoire. – Le décret créé un VLU « groupe » obligatoire pour les groupes dont l’effectif cumulé des entreprises, relevant de plusieurs URSSAF, est d’au moins 500 salariés. Ce dispositif s’applique au plus tard au 1er janvier 2020 (c. séc. soc. art. R. 243-6-3 modifié; décret art. 12-II, 2°).

Toutefois, le VLU obligatoire s’applique au 1er janvier 2018 pour ces mêmes entreprises employant au moins 1 000 salariés (décret 2017-858 du 9 mai 2017, art. 12-II, 2°).

Désignation de l’URSSAF interlocuteur unique. – Rappelons que c’est l’effectif en année N – 1 qui conduit à la désignation par l’ACOSS d’une URSSAF interlocuteur unique au cours de l’année N (en principe au plus tard le 1er septembre). Après quoi, le régime de VLU prend effet à partir du 1er janvier de l’année N + 1.

Le VLU restera en vigueur 4 ans, même en cas fluctuation d’effectif pendant cette période.

VLU optionnel sur demande. – Les employeurs qui ne relèvent pas du VLU obligatoire pourront toujours demander auprès de l’ACOSS à déclarer et verser les cotisations afférentes à chacun de leurs établissements auprès d’un organisme de recouvrement unique (c. séc. soc. art. R. 243-8 modifié).

Le VLU ne peut être accordé que si l’employeur est à jour de ses déclarations et du paiement de ses cotisations et contributions URSSAF.

Le texte issu du décret ne fait plus état de condition tenant à la centralisation des opérations de paye pour l’ensemble des établissements.

Décret 2017-858 du 9 mai 2017, JO du 10

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